EFFICACIA ED EFFICIENZA: UN VIAGGIO TRA OBIETTIVI E RISULTATI

“Siate come i giardinieri: investite le vostre energie in modo che qualsiasi cosa facciate duri una vita intera e anche di più.” Questo è uno dei grandi insegnamenti che ci lascia Sergio Marchionne, deal maker e visionario dell’industria italiana.

Amo questo pensiero, ci racconta quanto sia fondamentale lo slancio, la tensione al risultato nel lavoro, così come nella vita. Noi come individui, noi come organizzazioni, noi come aziende abbiamo il diritto/dovere di prefissarci degli obiettivi, di misurarci a livello di performance: non perché la fatica del lavoro si traduca asetticamente in un numero, ma perché le metriche di valutazione rappresentano per tutti noi, uno stimolo ed anche una gratificazione.

Efficacia ed efficienza sono le due dimensioni fondamentali all’interno di un’azione organizzativa. Si parlano tra loro, comunicano, tendendo in realtà allo stesso goal: rendere competitiva e distintiva l’organizzazione stessa.

Se per efficacia intendiamo la capacità di raggiungere l’obiettivo prefissato, con efficienza, valutiamo l’abilità di farlo, impiegando le risorse minime indispensabili. Vi possono essere organizzazioni e aziende non efficaci ma efficienti, e viceversa, in quanto una sfera non postula per forza l’altra. Realizzare uno sviluppo organizzativo efficace ed efficiente, partiamo col dire, che non segue una regola standard e universale in tutte le sue configurazioni. Il mercato è in continua evoluzione, ogni segmento respira logiche diverse, ma il leit motiv è il medesimo: la creazione di Valore.

Spesso le aziende confondono efficacia con efficienza, o pensano, che basti la prima per avere successo e per poter stare sul mercato (niente di più errato!). L’efficacia può essere ottenuta lavorando tanto, concentrandosi su degli obiettivi specifici e dettagliati, mettendo in campo, generalmente, una quantità di risorse superiore al necessario (vale a dire spreco). L’efficienza invece significa lavorare bene, impiegando risorse sufficienti all’ottenimento del risultato voluto: parliamo quindi ottimizzazione.

Per stare nel mercato bisogna essere concorrenziali e per fare ciò non basta solo essere performanti, vale a dire raggiungere la meta, ma bisogna farlo con metodo; proprio qui sta la differenza tra un processo efficace ed uno efficiente. Il secondo sarà opportunamente programmato, verrà poi eseguito seguendo la programmazione e seguirà la giusta e corretta verifica. Nel primo invece una cattiva programmazione o la sua assoluta assenza, condurranno ad una serie di prove e modifiche che porteranno con se aumento del costo, perdite, demotivazioni, conflitti. Essere efficaci non equivale ex lege ad essere efficienti.

Una buona programmazione delle attività da svolgere che siano a breve, medio o lungo termine è assolutamente necessaria per procedere in modo efficiente alla fase dell’azione, della realizzazione del prodotto/servizio destinato al cliente. Il processo di monitoring permette poi all’organizzazione, di poter controllare costantemente le attività produttive, capendo dove si insinuano eventuali disfunzioni e poterle regolarmente gestire, eliminarle o correggerle.

Per parlare di efficacia ed efficienza non possiamo esimerci dal trattare che cosa sia una strategia aziendale, ovvero una pianificazione. Molto spesso sentiamo parlare della differenza tra strategia e tattica, chiamata anche “arte della guerra.” Spesso la strategia, che vanta comunque di essere uno dei cardini della vita di un’azienda, si confonde con la tattica. Il 90% delle volte è infatti proprio quest’ultima. Strategia senza tattica è la via più lenta per arrivare alla vittoria. Tattica senza strategia è il rumore prima della sconfitta.

L’analisi, dallo scenario ai main need del cliente, è fondamentale per costruire qualsiasi tipo di pensiero finalizzato all’obiettivo. Devi conoscere il mare in cui stai navigando per non farti sorprendere dalla tempesta. Questo è il key-element di un’azienda che funziona.

Efficacia, efficienza, obiettivi, strategia, tattica devono essere coerenti alla Vision, alla Mission e ai Valori dell’azienda, non dimenticandoci mai che dietro a grandi risultati, ci sono sempre grandi persone.  Chiudo con un famoso pensiero che condivido nell’emozione che suscita e nel valore che trasmette.

“Esiste un mondo in cui le persone non lasciano che le cose accadono. Le fanno accadere. Non dimenticano i propri obiettivi, li tengono stretti in un pugno. Si gettano nella mischia, assaporano il rischio, lasciano la propria impronta. E’ un mondo in cui ogni nuovo giorno e ogni nuova sfida regalano l’opportunità di creare un futuro migliore. Chi abita in quel luogo, non vive mai lo stesso giorno due volte perché sa che è sempre possibile migliorare qualcosa.”